Домсканер - персональные email-рассылки с ИИ

Проблема

База руководителей уже была в Гугл-таблице, но сама рассылка все равно держалась на ручной работе. Нужно было проверить адрес, собрать письмо под конкретную организацию, отправить его и не потерять ошибку по дороге.

Компания «Домсканер» работает с ТСЖ, ЖСК и другими организациями ЖКХ по всей России. Поэтому в каждом письме важно обратиться к руководителю по имени и учесть данные его организации - название, число домов и квартир в управлении.

Менеджеру при этом нужен простой контроль из привычной таблицы - какой контакт готов к отправке, какой адрес не прошел проверку и на каком шаге возникла ошибка.

Решение

На базе n8n был разработан автономный workflow, объединяющий несколько сервисов. Менеджеры просто вносят данные (ИНН, название, ФИО руководителя и т.д.) в Google Sheet и ставят статус «Новый». Дальше система делает всё сама по заданному алгоритму:

1. Пакетная обработка: Раз в 35–65 минут алгоритм забирает из таблицы 3 новые строки и запускает их по одному маршруту.
2. Валидация адресов: Перед отправкой каждый email проверяется на доступность через API сервиса smtp.bz. Если адрес невалиден, скрипт помечает его ошибкой и переходит к следующему, экономя лимиты на отправку.
3. AI-генерация текста: Для каждого валидного адреса через API OpenRouter формируется официальный абзац с предложением услуг под конкретного руководителя и его организацию.
4. Персонализированный шаблон: Сгенерированный AI-текст встраивается в HTML-шаблон письма, куда также подставляются: имя руководителя, название организации, количество квартир в управлении и дата назначения руководителя на должность.
5. Отправка и фиксация статусов: Письмо отправляется через SMTP-сервер (smtp.bz). В Google Таблицу автоматически записываются статус обработки («Отправлено», «Ошибка валидации», «Ошибка отправки»), результаты проверки адреса, сгенерированный ИИ текст и точное время отправки.
6. Telegram-отчёты: По завершении цикла обработки (каждые 3 строки), система формирует и отправляет сводный отчёт в корпоративный Telegram-канал: сколько адресов обработано, сколько успешно отправлено, а где возникли ошибки.

Схема работы архитектуры

Google Sheet (Новые строки)
    ↓
n8n (Случайный интервал 35-65 мин, забор 3-х строк)
    ↓
Валидация email (smtp.bz API) ──(невалиден)──> Запись ошибки в Google Sheet
    ↓ (валиден)
Генерация текста (OpenRouter API)
    ↓
Сборка HTML-письма с данными и AI-текстом
    ↓
Отправка письма (smtp.bz API)
    ↓
Запись статуса «Отправлено» в Google Sheet
    ↓
Формирование отчёта и отправка в Telegram канал

Результат

Менеджер ставит контакту статус «Новый» и дальше контролирует не процесс, а итог - отправлено, адрес не прошел проверку или возникла ошибка. После каждого цикла приходит сводка в Телеграм.